Het belang van een goede backup

Vanwege de verkoop van mijn praktijksoftware spreek ik veel mensen over hun computersituatie. Wat mij hierbij opvalt is hoe schrikbarend veel mensen geen goede back-up maken van hun gegevens. Àls er al een back-up gemaakt wordt, dan gebeurt dit misschien eens in de zoveel weken. Op een externe harde schijf die niet eens in een kluis ligt. Waarom word ik hier onrustig van?

Stel je eens voor, morgen is je computer weg. Dus compleet, alles, je bureau is leeg. Welke gegevens ben je dan kwijt? Voor je praktijk natuurlijk al je digitale gegevens; je e-mails, digitale gesprekverslagen, teksten en documenten die je hebt uitgewerkt en natuurlijk je administratie. Maar privé misschien ook wel je foto’s en muziek. Nu zijn de meeste dingen vervangbaar of opnieuw te maken, maar hoeveel tijd ben je daarmee wel niet kwijt? En is alles wel net zo terug te halen?

Een back-up is een reservekopie van al je gegevens die zich op een gegevensdrager bevinden. Een gegevensdrager is bijvoorbeeld je computer, maar kan ook een externe harde schijf, usb-stick, flashdisk of telefoon zijn. Al je gegevens betekent behalve je documentenmap, ook je e-mail en bijvoorbeeld je adressenboek en instellingen. Het is de bedoeling dat wanneer het origineel er door omstandigheden niet meer is, je altijd een kopie terug kan zetten. Afhankelijk van de omstandigheden is een bepaalde back-up goed. Bijvoorbeeld als je een (tekst)document hebt veranderd en bewaard over het origineel (gebeurt mij weleens...) dan is het fijn dat je eerst een kopie op je computer hebt gemaakt. Maar als je computer crasht dan heb je daar niets aan. Ga alle doemscenario’s na om te bepalen of jouw back-up wel zo goed geregeld is.

Een goede back-up:

• wordt minstens één keer per dag gemaakt. Verschillende back-up programma’s maken zelfs direct een kopie op het moment dat je iets gewijzigd hebt.
• wordt niet op dezelfde locatie bewaard als het origineel. Dus in een (brandwerende) kluis of online.
• bevat al je bestanden, liefst in verschillende versies. Een document meer of minder maakt niet uit, back-up gewoon direct je hele computer.
• is makkelijk terug te halen. Dus als er iets gebeurt, moet je snel weer aan het werk kunnen.
• wordt zelf ook gebackupt!!!! Want stel je voor dat er iets met je back-up gebeurt.

Mijn situatie

Nu is mijn situatie niet helemaal te vergelijken met die van jou. Ik werk op mijn computer als werk. Als bij mij de computer wegvalt is mijn grootste inkomstenbron weg. Kortom ik heb het wat extremer geregeld, maar kan wel als voorbeeld dienen.

1. Mijn bestanden staan allemaal op de server. Voor kleinere praktijken is dat natuurlijk niet echt nodig.
2. De server heeft twee harde schijven die simultaan draaien (RAID noemen ze dat). Mocht de ene kapot gaan, dan gaat de andere verder en kan ik dus in principe verder werken.
3. Er wordt elk half uur een complete back-up gemaakt op een externe harde schijf m.b.v. Time machine (Apple). Dit zijn alle documenten, maar ook de instellingen, voorkeuren en systeembestanden. Dus wanneer de back-up terug gezet wordt, zijn mijn e-mailadressen al aangemaakt op de computer.
4. Op het moment dat er iets wijzigt, wordt het nieuwe bestanden naar de online back-up verzonden. Deze bewaart ook alle verschillende versies.

Overigens voor de oplettende mensen, stap 3 en 4 worden ook per computer/gebruiker gemaakt.

Dus voor verschillende gradaties van ‘rampen’ ben ik veilig. Is er alleen een bestandje overschreven dan haal ik hem terug van de online back-up. Zou mijn hele server plat gaan, dan plug ik de externe harde schijf in een nieuwe server en zet ik de bestanden terug. Is alles weg dan kan ik alle bestanden downloaden van de online back-up. Dit duurt langer dan van de harde schijf dus vandaar de dubbele oplossing.

Het hele back-up gebeuren is een kwestie van eenmalig regelen. Laat je desnoods door een systeembeheerder voorlichten. Zodra dit eenmaal loopt, heb je er verder geen omkijken naar.